Comienza el diálogo con un mensaje positivo, especifica cuál es la falla, ofrece ayuda, establece los pasos a seguir, fija un plazo y compromete a esa persona a que haga un seguimiento al caso.
Una de las tareas ingratas que un ejecutivo debe realizar es enfrentar el hecho de que uno de sus empleados tenga problemas para completar con sus objetivos, le cueste cumplir con las fechas de entrega o que su trabajo sea de mala calidad. Si pospones una conversación que suele ser incómoda, le haces un flaco favor a ese integrante de tu equipo -quien debe tener la oportunidad de mejorar-, a tu gestión y, en definitiva, a tu empresa.
Para enmendar el rumbo, te resumimos cómo, según un artículo de Forge, comunicarle a esa persona que su trabajo no es lo suficientemente bueno.
El medio parte por dejar en claro que entregar este tipo de noticias de manera efectiva es un arte delicado. “Es importante recordar que esta persona tiene emociones y sentimientos relacionados a la información que está recibiendo”, dijo la psicóloga industrial y organizacional Amy Cooper Hakim.
Como pauta, hay que seguir una regla de oro. “Maneja esta conversación de la manera que te gustaría escucharla si estuvieras del otro lado”, explicó Justin Dauer, autor de “Cultivando una cultura creativa” y ejecutivo de la compañía Bswift, a Forge.
A continuación, te presentamos los 6 pasos para abordar estas conversaciones.
1. Comienza por lo positivo
Zambullirse directamente en lo malo puede ser contraproducente. Según Forge, Hakim recomienda amortiguar preventivamente el golpe con un mensaje positivo.
“Es importante suavizar la conversación utilizando el método sándwich”, dice. “Comienza con algo positivo. La carne es la crítica negativa, y el final también es algo positivo”.
Hakim también sugiere vincular lo positivo con el motivo de la discusión, por ejemplo, recordándole al empleado las fortalezas que llevaron a contratarlo en primer lugar.
Hecho eso, pasa a dar la mala noticia. Sin sacrificar la franqueza, puedes enmarcar el problema como un estímulo en lugar de abordarlo de una forma que resulte intimidante.
2. Sé específico
Uno de los objetivos de esa conversación debe ser que el empleado comprenda exactamente cómo y por qué no cumple con las expectativas.
“Es vital que el gerente o el representante de Recursos Humanos utilicen un lenguaje claro y directo”, dice Hakim. Para ello, puedes proporcionar ejemplos concretos del problema.
3. Ofrece ayuda
Hay muchas razones por las cuales el desempeño de un empleado podría caer. Por ejemplo, las expectativas u objetivos no se han establecido claramente, la carga de trabajo puede perjudicar su rendimiento o enfrenta problemas personales que repercuten en su desempeño.
Sea lo que sea, debes llegar a la raíz del problema para ofrecer la ayuda necesaria al empleado para mejorar su trabajo, según Forge.
4. Sugiere pasos a seguir
Una vez detectada la causa que del problema, es necesario acordar un plan concreto. Sé compasivo, pero también deja en claro que deben haber mejoras.
“Por ejemplo, si tu empleado tiene dificultades con la carga de trabajo o carece de las habilidades necesarias para completar ciertas tareas, sugiérele que aproveche los recursos que ofrece la empresa, como sesiones de capacitación o clases”, agrega Forge.
5. Establecer una fecha límite
Relacionado con lo anterior, todo plan debe ejecutarse durante un periodo de tiempo, luego del cual se evaluarán sus resultados. Forge destaca que no es necesario recurrir a un ultimátum, “pero es importante informarle a un empleado que se tambalea que habrá consecuencias si no puede cumplir con las expectativas”.
Una alternativa que propone Hakim es: “Es muy importante decir: ‘Realmente tengo muchas esperanzas de que tengamos un resultado final positivo, pero necesito hacerte saber que haremos un seguimiento, ya sea en una semana o tres meses, para asegurarme de que estás en un mejor camino y cumpliendo con los objetivos. Y si no, tendremos otra discusión’”.
6. Pide al empleado que haga un seguimiento
Ten presente, según Forge, que, pese a tus esfuerzos en manifestar claramente el problema y a tu ayuda comprometida, comunicarle a tu empleado que su trabajo es insuficiente puede generarle ansiedad y dificultar que recuerde todo lo conversado.
Como “plan B”, Hakim recomienda ensayar lo siguiente: “Muchas gracias por escuchar. Sé que este mensaje puede no haber sido lo que esperabas escuchar cuando entraste en esta oficina. Para asegurarnos de que estamos en la misma página, envíame un resumen por correo electrónico de nuestro diálogo y asegurémonos de retomar el tema dentro de dos semanas”.
Repasa estos consejos para que puedas tener un diálogo honesto y con amplitud de miras que le permita crecer a esa persona y a tu empresa.