Para aprovechar estos encuentros, Nelson Repenning, académico de MIT Sloan, propone que, por ejemplo, es necesario contar con una regla que permita priorizar, o escalar, un tema que debe ser abordado en conjunto.
Un obstáculo común en las empresas es esa cadena de correos electrónicos o conversaciones en plataformas como WhatsApp o Slack que se empantana, pero que no conduce a acciones concretas.
El covid-19 ha expuesto este fenómeno y la respuesta de las empresas ha sido tratar de adaptarse a una dinámica de trabajo en equipo y teletrabajo. Sin embargo, no siempre da frutos.
Para Nelson Repenning, académico de MIT Sloan, crisis como la pandemia “tienden a sacar lo mejor y lo peor de la cultura de una organización”, según explicó en un artículo publicado por la escuela de negocios estadounidense. Por una parte, las personas se han esforzado en realizar sus tareas en circunstancias adversas. El problema detectado por el académico es que “nuestra capacidad para coordinarnos y adaptarnos, de hecho, en algunos casos tiende a disminuir”.
Esto es lo que ha llamado como “iteración infectiva”, es decir, un ciclo de comunicaciones que carece de dirección o acuerdos sobre las materias discutidas. Una respuesta para destrabar ese tipo de gestión son las reuniones. “Cuando estoy haciendo un trabajo muy predecible y preciso, a veces surgen circunstancias imprevistas y necesito un foro o una reunión donde pueda ir para obtener la respuesta”, afirmó Repenning. “Lo ideal sería alternar entre el trabajo preciso y el trabajo colaborativo con una frecuencia que tenga sentido para el nivel de incertidumbre que enfrentamos”.
El profesor universitario propuso cinco consejos para que las reuniones tampoco sean infructuosas.
1. Ajustar la frecuencia
Las reuniones deben adecuarse al ritmo del trabajo. Por ejemplo, si los retrocesos y avances que la pandemia ha generado en un proyecto han sido muy frecuentes, es necesario que el equipo responsable se reúna con mayor frecuencia.
En caso de no adoptar esta medida, insistir en procesar la ambigüedad generada a través de e-mails puede ralentizar a la empresa.
2. Clasificar
Para convocar una reunión que dé frutos, es necesario que en la organización se cataloguen los asuntos que deben ser resueltos.
Se pueden aprovechar las plataformas digitales -Trello, por ejemplo- para que los temas sean presentados, conocidos, organizados y priorizados, todo ello antes de las reuniones.
De esta forma, de acuerdo con Reppening, el CEO u otro responsable podría decidir si un tema “eso se elevó al nivel” necesario para ser tratado en una reunión en particular.
3. Productividad
Un modo concreto de medir los resultados de las reuniones es llevar un conteo de las decisiones tomadas en ellas y los problemas resueltos. “Si esa respuesta es cero, probablemente necesite revisar la estructura y la constitución de esa reunión para que pueda hacerla un poco más productiva”, sostuvo el académico. Además, este seguimiento puede ser muy útil durante una crisis.
4. Cómo priorizar
Para aprovechar las reuniones es necesario contar con una regla que permita priorizar, o escalar, un tema que debe ser abordado en conjunto. Se trata de un “piso mínimo” según el cual se debe convocar este tipo de instancias.
“La gran ventaja de ser muy claro y preciso sobre ese factor desencadenante es que le permite una forma de marcar o reducir la cantidad de problemas que se escalan al equipo de liderazgo senior”, detalló Repenning.
5. Los tiempos
El trabajo implica una serie de responsabilidades y tareas que una persona puede desarrollar por su cuenta, pero también hay casos que deben ser gestionados en equipo. Esto puede ser visto como dos ciclos: uno en el cual la persona trabaja sola y otro ciclo en el que colabora con sus compañeros. Todos los involucrados deben tener claridad respecto del ritmo de estos ciclos.
Si ello es confuso, para Repenning es más probable que una persona llame a su compañero para discutir un proyecto cuando este último está ocupado en otras tareas. Es así, agregó, cuando “empiezas a tener este tipo de modo de iteración ineficaz, que tiende a ralentizar las cosas”. Por el contrario, tener la certeza de que hay una reuniones periódicas ofrece la oportunidad de que los temas y las discusiones se den en ese foro y no en comunicaciones aisladas.