Un primer factor a considerar es que no se debe dar por supuesto que las preferencias de un gerente para las reuniones virtuales son compartidas por sus colaboradores. Además, debe pedir feedback a su equipo sobre cuáles son los elementos que más inciden en el cansancio que causan las videoconferencias por plataformas como Zoom, Meet o Microsfot Teams. El paso siguiente es experimentar con las propuestas y aplicar los ajustes correspondientes.

Las reuniones virtuales han sido vitales para coordinar a las empresas que han adoptado el teletrabajo. Uno de los costos que han tenido es el cansancio que generan entre sus participantes, tema que se ha convertido en una preocupación para las empresas, que buscan formas para atenuar estos efectos, y en tema de estudio académico. Desde esa vereda también han surgido consejos para mejorar este tipo de encuentros y que te compartimos a continuación.

Al estudiar entre un grupo de empleados de Estados Unidos y Europa por qué las reuniones virtuales pueden ser tan cansadoras, los autores de un artículo de MIT Sloan Management Review explican que es difícil apuntar a una causa específica. Según Katie Kavanagh, Nicole Voss, Liana Kreamer y Steven G. Rogelberg, se produce un fenómeno que llaman como “paradojas de preferencias”. Es decir, “diferentes personas tenían diferentes preferencias de reuniones virtuales, por lo que las preferencias de algunas personas contradecían las de sus colegas. Algunos empleados informaron, por ejemplo, que las reuniones virtuales son más fatigosas que las realizadas en persona porque hay menos señales sociales, mientras que otros apreciaron el estilo de reunión más distante. Una persona informó que extrañaba las interacciones sociales fáciles de la oficina, pero no quería que el tiempo de reunión virtual se empantanara con charlas.”

Ante la variedad de objeciones, es difícil aplicar una receta única al problema, por lo que los líderes deben desarrollar una solución personalizada. Paralelamente, los autores recomiendan no dar por supuesto que las preferencias de un gerente para las reuniones virtuales son compartidas por sus colaboradores. Al contrario, afirma que “para reuniones más efectivas y menos fatigosas, una de las cosas más importantes que puede hacer un líder es solicitar comentarios a los asistentes a la reunión”. Así, junto con levantar información necesaria para mejorar estas interacciones, también se envía la señal de que un líder desea que “las reuniones sean una experiencia más positiva” para los integrantes de su equipo.

Para proceder con este proceso, se puede pedir feedback a través de una encuesta, de una discusión grupal o a partir de ambas instancias. El objetivo es recoger la evaluación que los colaboradores hagan de estas reuniones, sus preferencias o las recomendaciones que puedan plantear.

Algunas preguntas para los colaboradores que recomiendan los autores son:

• “¿Qué tan útiles son nuestras reuniones de equipo?”
• “¿Qué está funcionando bien y qué no tan bien? ¿Qué deberíamos hacer de manera diferente?”
• “Para optimizar su flujo de trabajo, ¿nuestras reuniones se deberían programar para la mañana, el mediodía o la tarde?”
• “¿Cuánto tiempo deben durar nuestras reuniones?”
• “¿Con qué frecuencia debemos reunirnos?”
• “¿Se beneficiarían de días o franjas horarias sin reuniones?”
• “Si lideraras la reunión, ¿qué harías de manera diferente?”

Luego, los líderes deben procesar esta información y reflexionar sobre ella. Para implementar las mejoras propuestas, el paso siguiente es experimentar con las propuestas y aplicar los ajustes correspondientes. Tomando en cuenta las “paradojas de preferencias”, hay que tener presente la dificultad de implementar todas las ideas recogidas. La alternativa a esto último es variar las preferencias cada mes. De esa forma, los líderes muestran que han escuchado a sus colaboradores y que toman medidas “para mejorar las reuniones para el grupo (incluso si esto significa acomodar solo a unas pocas personas a la vez)”.

Aparte de los puntos levantados por los colaboradores, los gerentes también deben considerar algunas buenas prácticas para que las reuniones virtuales sean más efectivas y menos agotadoras, por ejemplo:

• “Cancele las reuniones innecesarias y acorte las reuniones necesarias”.
• “Asigne diferentes roles a los asistentes cuando tenga sentido, como facilitador, tomador de notas o cronometrador”.
• “Construya descansos durante reuniones largas y entre reuniones consecutivas. Anime a los empleados a levantarse, estirarse y caminar”.
• “Modere y facilite las reuniones virtuales de manera más activa, moviendo los temas cuando sea necesario y asegurándose de que todos tengan la oportunidad de contribuir”.
• “Desactive la ‘vista propia’, si es posible, en su plataforma de reuniones y haga que el uso de la cámara sea opcional para algunas reuniones”.

Los gerentes deberán ponderar todos estos elementos para desarrollar las fórmulas que más beneficien a sus equipos, para lo cual deben estar abiertos al cambio y experimentar. “Mientras navegan por una paradoja de preferencias a veces contradictorias, los líderes aún pueden marcar la diferencia. Descubra lo que le importa a su gente y luego cumpla”, concluyen Kavanagh, Voss y Kreamer.